Оптимизация рабочего времени после летнего отпуска

После новогодней декады 2008 столичные тренинг-менеджеры крупных компаний массово заказывали тренинги по выводу персонала из апатичного нерабочего состояния. Это стало необходимостью из-за того, что многие сотрудники не спланировали свои новогодние каникулы с пользой для себя в целом и для здоровья, в частности, и вернулись в рабочие будни не только не отдохнувшими, но и с серьёзной посталкогольной депрессией…Летний отпуск, безусловно менее опасен для работодателя, однако, и после него у сотрудников наблюдается вялость и сниженный темп работы. Здесь могут помочь нововведения по оптимизации рабочего времени всего коллектива.
Оптимизация рабочего времени после летнего отпуска
Мы так устроены, что уже слово «нововведения» или «инновации» нас жутко пугает. Практически любое новшество сотрудники воспримут негативно, даже если оно объективно улучшает их состояние, работоспособность и другие параметры. Есть несколько стадий в принятии новшеств, и начальная – это опасения, негативизм. Поэтому, чем портить сотрудникам настроение, когда они уже восстановят свой рабочий темп, лучше убить двух зайцев и ввести новшество после массового выхода сотрудников из отпуска. Если вы ещё не познакомили своих коллег или сотрудников с принципом организации рабочего времени Эйзенхауэра, как раз самое время! Он не только поможет в кратчайшие сроки восстановить прежний рабочий темп, но и ускорит его вследствие работы каждого по приоритетам. Принцип Эйзенхауэра очень прост и удобен, потому что позволяет комбинировать всего два критерия — «важно» и «срочно». Ещё удобнее начертить ось с одноимёнными векторами:
важно
срочно
Получается четыре класса приоритетов: 1) важно, срочно; 2) важно, не срочно; 3) неважно, срочно; 4) неважно, не срочно. Если разделить данную плоскость горизонтальной и вертикальной линиями, для визуалов это станет идеальным вариантом распорядка на каждый рабочей день в своём ежедневнике. Для успешного планирования необходимо проанализировать и классифицировать все стоящие перед вами задачи, благодаря которому вы будете знать что, когда и как нужно делать. Данный принцип многофункционален, поэтому так популярен: подобную матрицу можно составлять и на каждый рабочий день, и на определённые сроки, а также применять для планирования не только рабочего времени, но и любого аспекта. Никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сделать, и на то, чего хотят от вас остальные. Позаботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для вас вещи, которые могут приблизить поставленную вами перед собой цель. А время вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отказываться выполнять необязательные дела. Например, дела из группы «неважно, не срочно» можно перепоручить кому-либо. Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную цель, но при этом оно не обязательно является «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует вашего непосредственного внимания. Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным». Необязательно выполнять все то, что требует спешки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что является срочным, но абсолютно неважным и необязательным. Для разумного планирования времени данный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в группе, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были. Если к концу рабочего дня не успели справиться со всеми задачами и делами из группы, то продолжайте работу с ними и на следующий день. Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми. Также, каждый день уделяйте хоть немного времени делам из группы «важно, не срочно», требующей больших временных затрат. Наряду со своими повседневными делами вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех.
В заключение вернёмся к нововведению: если вы решили использовать этот принцип и предложить использовать его всем своим сотрудникам, начните с приятного момента. Раздайте каждому в новый рабочий день лист с матрицей, где расписаны все 4 варианта сочетания важности и срочности или просто с двумя векторами, где на пересечении «важно» и «срочно» вашей рукой будет вписано главнейшее дело: принести самую удачную фотографию (желательно, семейную) из этого летнего отпуска и поставить на свой рабочий стол.
Удачи в инновации!