Всё должно быть сделано настолько просто, насколько это вообще возможно. Но не проще.
Альберт Эйнштейн
Как разобраться с делами и отправиться в отпуск без предварительного стресса
В каждой организации есть свой цикл отчётности, в некоторых – их даже несколько. Кто-то пишет годовые и квартальные отчёты, кто-то отчитывается по полугодиям, имеющие отношение к системе образования точкой отсчёта считают начало учебного года…Во многих организациях есть ещё и негласное правило сдавать промежуточный отчёт перед уходом в отпуск.
Как не испортить себе настроение перед отпуском "вскрытием" нереализованных дел, которые потерялись в неизвестное вам время – ответ на этот вопрос зависит не от красноречия, а от организации рабочего процесса.
Существуют специальные методы организации рабочего процесса в оптимальном режиме, которые препятствуют накоплению откладываемых на неопределенный срок дел, возникновению авралов. Соответственно, эти методы усиливают положительный климат всего коллектива за счёт слаженной систематической работы каждого отдельно взятого сотрудника.
Простым в реализации и одновременно эффективным является пятифазный метод организации рабочего процесса. Независимо от других условий, необходимо пройти пять ступеней, чтобы справиться с задачей. Мы (1) собираем "разное", которое отвлекает наше внимание; (2) проясняем, что это за дела и как с ними справляться; и (3) рассортировываем результаты, которые мы (4) рассматриваем как руководства к (5) действию.
Разделение пяти фаз в течение дня очень полезно, а, возможно, необходимо. Бывают периоды, когда хочется заниматься только сбором информации и не принимать никаких решений, иногда хочется разобрать заметки с совещания. Или вернувшись из долгого путешествия, надо распределить и организовать всё то, что накопилось в дороге. Бывает время, когда хочется сделать полный обзор предстоящей работы или какой-то её части. И, конечно, много времени тратится на то, чтобы выполнить стоящие перед вами задачи.
Причина неудач в области самоорганизации заключается в беспрестанных попытках провернуть все пять фаз одновременно. Многие, едва усевшись с ручкой и бумагой для того, чтобы "составить список", тут же пытаются расставить самые важные дела в порядке приоритетов и совершенно не думают, что реально нужно сделать для их выполнения. Но если вы не решите, как всё-таки провести корпоративный вечер только потому, что это "не так уж важно", этот самый корпоративный вечер станет открытым вопросом, который будет высасывать из вас энергию, столь необходимую для эффективной концентрации на действительно важных делах.
На первом этапе, чтобы избежать наличия "дыр в ведре", надо собрать все вещи, которые кажутся вам незавершёнными – всё рабочее и личное, крупное и мелкое, срочное и не очень – всё, что, по вашему мнению, подлежит изменению, и в отношении чего вы ощущаете внутреннее обязательство изменить это на любом уровне.
Стратегические идеи, затерявшиеся в стопке на вашем столе, старые журналы на кофейном столике – всё это попадает в эту категорию "разного".
Как только вы прикрепляете к чему-то ярлык "хорошо бы сделать", "надо бы сделать" или "обязательно сделать", это становится незавершённым делом. Например, необходимость принятия решения, насчёт того, собираетесь вы выполнять что-то или нет – это уже "незавершённость". Сюда же относятся и все ваши "я собираюсь это сделать", когда вы уже решили что-то сделать, но ещё и палец о палец для этого не ударили; это и все дела, которые имеют статус "в процессе выполнения", и даже те дела, которые вы уже выполнили, но ещё не решили, что совсем покончили с ними.
Чтобы правильно управлять "открытыми вопросами", вам необходимо собрать их в некий временный "контейнер", пока у вас не выдастся свободная минута, чтобы решить, что с ними делать. Однако, необходимо периодически эти контейнеры опустошать для того, чтоб они оставались работоспособными инструментами сбора информации.
Если вы всё ещё пытаетесь держать слишком много вещей в памяти, вас, скорее всего, не убедит необходимость использования и периодического опустошения входящих "корзинок". Большинство относится к этим инструментам легкомысленно, потому что не считают их обособленной частью целой системы: что в их входящих, что в голове – содержится тот же самый список незавершённостей, а стало быть, их сознание и подсознание продолжают прокручивать их, и никакой отдачи от ведения входящих не ощущается. Эти инструменты для сбора информации должны стать частью вашего жизненного стиля. Держите их при себе, и не важно, где вы находитесь, вы всегда сможете занести в ваш список потенциально полезную идею – сделайте ваши инструменты такими же необходимыми вам, как зубная щётка.
Итак, качественный сбор "корзины" может служить предпосылкой успешной организации рабочего процесса в целом, но не следует забывать: качество работы определяется самым слабым звеном в этой пятизвенной цепи, поэтому все звенья должны быть прочно связаны и стандартизированы.
